Gerenciamente de e-mails

Introdução

O time de tecnologia atualmente gerencia todos os e-mails, que não o do @vlginvestimentos.com.br (este é gerido pela BHS com intermédio do henrique do financeiro). Os e-mails são gerenciado na plataforma da microsoft, e existem diversos domínios.

Como criar e-mail

A solicitação de criação de e-mail deve partir do time de comunicação/governança por qualquer um dos meios oficiais de comunicação interna.

1. Acessar o painel de controle de emails (https://admin.microsoft.com/) usando a conta de nome 'Grupo Sozo Microsoft' no lastpass
2. Expandir o menu "Billing' e clicar em 'Licenses'
3. Verificar se possuimos licenças sobrando, se sim pular para a etapa 5
4. Solicitar para nosso fornecedor de produtos da microsoft, uma nova licença seguindo a licença necessária
5. Após ter licenças livres. Expandir o menu 'Users' e clicar em 'Active users'
6. Clicar em 'Add a user'
7. Preencher os campos deixando marcado a opção 'Forçar o usuário a alterar a senha durante o primeiro login'
8. Selecionar o produto que ao qual a conta vai ter acesso (microsoft exchange, office 365 basic ou standard, power BI Pro)
9. responder a demanda informando a criação da nova conta, com o seguinte texto:

Conta criada

Display Name: [NOME EXIBIDO NO E-MAIL]
Email: [NOVO EMAIL]
senha: [SENHA DO EMAIL]

Att.,
Time Tecnologia

Como deletar e-mail

A solicitação de exclusão de e-mail deve partir do time de comunicação/governança por qualquer um dos meios oficiais de comunicação interna.

1. Acessar o painel de controle de emails (https://admin.microsoft.com/) usando a conta de nome 'Grupo Sozo Microsoft' no lastpass
2. Após ter licenças livres. Expandir o menu 'Users' e clicar em 'Active users'
3. Fazer backup:
4. Selecionar a conta e clicar em 'Resetar Password'
5. Logar no Outlook
6. Forçar a sincronização de tudo no e-mail: selecionar o e-mail que foi logado (menu esquerdo), clicar em 'enviar/receber' (menu superior) > 'Atualizar pasta'. Aguardar um tempo após a conclusão.
7. Fazer o backup da conta (Como fazer backup: https://www.youtube.com/watch?v=EcZUjVagslA)
8. Salvar o backup no sharepoint > BackupRede - Temp_todos > Backup de emails VLG
9. Salvar a senha do backup no lastpass (Em notas > Senhas backup email VLG)
10. Excluir conta:
11. Marcar o usuário no painel
12. Clicar em Excluir (menu superior)

Como adicionar a um grupo

Existem diversos grupos no ambiente da microsoft, grupos de e-mail, grupos do teams, grupos microsoft 365. Independente de qual seja ele pelo painel central é possível altera-ló, adicionando e removendo membros.

1. Acessar o painel de controle de emails (https://admin.microsoft.com/) usando a conta de nome 'Grupo Sozo Microsoft' no lastpass
2. Expandir o menu 'Groups' e clicar em 'Active groups'
3. Clicar no grupo desejado e gerenciar membros
4. Adicionar ou remover membros conforme necessário

Disponibilização de Licenças na Criação de E-mail

• Se tratando de e-mails de todos os domínio, exceto vlginvestimentos.com.br:
• Quando necessário solicitar novas licenças, pedimos ao nosso parceiro Microsoft que pede a fornecedora, que por sua vez adiciona ao nosso painel administrativo a licença.
• Do momento da solicitação ao parceiro até à adição no painel levam de 1-2 dias úteis.
• Assim que recebemos a licença nova no painel criamos e retornamos os dados de acesso para o solicitante.

Quando solicitado a criação de e-mail ao time de TI, deve ser explicitado o tipo de licença a ser utilizada (Somente e-mail, office 365 basic, office 365 standard), em caso de urgência pode-se informar qual outra licença pode ser liberada temporariamente até a obtenção da nova, caso esta outra esteja disponível iremos utiliza-la. E.x.: “Solicitamos a criação do e-mail X licença standard, se não tiver usar basic, não temos interesse em liberar somente o e-mail” ou “Solicitamos a criação do e-mail Y licença standard, se não tiver atribuir qualquer outra com acesso ao e-mail”. Caso não haja nenhuma licença disponível que supra as necessidades, iremos notifica-los.